Latem 2016 roku Ministerstwo Finansów (MF) ogłosiło, że udostępni aplikację kliencką, która pozwoli na wysyłanie plików JPK (bezpośrednio na serwery MF). Wiele firm zareagowało z ulgą na tę wiadomość, bo może to oznaczać, że nie trzeba korzystać z dodatkowych systemów do obsługi JPK. I rzeczywiście, w przypadku niektórych przedsiębiorstw, system proponowany przez MF może spełnić ich oczekiwania. Czy tak jest w przypadku Twojej Organizacji? Poniżej znajdziesz kilka obszarów, które warto sprawdzić przed podjęciem decyzji o wyborze systemu do obsługi JPK.
Czy Twoja organizacja może tworzyć i wysyłać JPK do MF

Czy Twój system już teraz tworzy pliki o odpowiedniej strukturze?
Jeżeli Twoje systemy eksportują dane w formacie innym niż .xml zgodny ze strukturą JPK (ta może się jeszcze zmienić!), możesz samodzielnie stworzyć pliki .csv z danymi.
Bilander opracował rozwiązanie, które tworzy JPK na podstawie wielu formatów danych. Zarówno z plików, jak i danych pochodzących z systemów i/lub z baz danych Twojej firmy. To pozwala Ci uniezależnić się od zmian, nie stracisz także możliwości upgrade’u systemów IT w Twojej firmie (np. gdy wybierzesz taki, który nie potrafi generować JPK). Nasze narzędzie jest oczywiście elastyczne i otwarte na zmiany standardu JPK w przyszłości.

Czy jesteś w stanie sprawdzić poprawność danych w JPK przed jego wysłaniem?
Załóżmy, że każdy plik JPK będzie poprawny pod względem technicznym (o ile skutecznie zadba o to narzędzie MF). Teraz pozostaje sprawdzić, czy będzie zawierał prawidłowe dane. Jak sprawdzisz, czy poszczególne sumy bilansują się lub czy nie doszło do zdublowania pozycji księgowych?
Bilander JPK pozwala na sprawdzenie informacji w poszukiwaniu ewentualnych błędów. Niezgodności możesz wykryć na etapie wcześniejszym, niż ich import do systemu MF. To wygodne i szybkie rozwiązanie.

Czy musisz scalać kilka JPK przed stworzeniem finalnej wersji?
Zdecydowanie warto sprawdzić poprawność danych przed ich wysyłką do MF. W sytuacji, gdy korzystasz z wielu systemów lub w grupie istnieje wiele spółek, częściej pojawiają się niezgodności w sumach bilansowych. I tu pojawia się cały proces, który musisz przeprowadzić szybko i sprawnie, aby wysłać JPK na czas:
- Przed wysyłką JPK sprawdzasz dane pod kątem błędów.
- Uzgadniasz i korygujesz odnalezione niezgodności (w systemach źródłowych – np. brak faktury/dowodu księgowego).
- Tworzysz nowe pliki JPK.
- Scalasz JPK w finalny plik.
- Sprawdzasz poprawność pliku.
- Wysyłasz plik do MF.
Hmm… To dość sporo pracy prawda?
Dlatego opracowane przez nas rozwiązanie pozwoli Ci przyspieszyć i ułatwić ww. proces. Bilander JPK może scalać pliki JPK automatycznie, ponieważ wiemy, że w Twojej codziennej pracy niezbędne będzie, aby:
- Przeglądać dane w poszukiwaniu niezgodności – jednocześnie, przez kilka osób z różnych obszarów.
- Szybko wysłać finalne JPK do MF – osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary zatwierdzają w systemie sprawdzone pliki, a Ty wysyłasz je z pomocą podpisu elektronicznego.

Czy ręczne tworzenie plików CSV, a potem ich konwersja, w ogóle ma sens?
To dla Twojej firmy strata czasu i pieniędzy, źródło demotywacji pracowników (mozolna, nieprzyjemna praca). A przede wszystkim jest to duże ryzyko pominięcia prostych błędów (jak np. puste pola). Jeszcze nie wiemy, czy zapowiadany konwerter plików .csv na .xml pozwalał na sprawdzenie poprawności danych. To, co dobrze wygląda w tabeli, może być różnie interpretowane przez narzędzie MF.
Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które automatyzują pracę w tym zakresie. Bilander JPK może automatycznie scalać dane z wielu źródeł (pliki .xlsx, JPK, dane pobierane bezpośrednio z systemów Twojej firmy). Robi to ze skrupulatnością komputera, a więc minimalizuje ryzyko pomyłek związanych z ręczną obróbką dużych zbiorów danych.
Tobie pozostanie tylko zatwierdzenie wysyłki gotowego JPK (sprawdzonego pod względem poprawności przez wyznaczone osoby). Działasz szybko, a Twoi współpracownicy są zmotywowani, bo mają narzędzie, które ułatwia im pracę.

Czy zdołasz przygotować plik na potrzeby E-kontroli?
Zadanie to może zajmować czas i zasoby nie tylko Twojemu zespołowi (zajmującemu się wysyłką JPK i kontaktami z kontrolerami), ale także działowi IT, czy konkretnym komórkom, do których się odnosi. Może się też okazać, że niektóre systemy nie potrafią eksportować wybranych danych i trzeba je ręcznie „wyłuskiwać” z raportu ogólnego lub pojedynczych raportów historycznych. Czy Twoja organizacja jest gotowa na taki scenariusz?
Pomyśleliśmy o tym zagadnieniu na etapie projektowania systemu. Bilander JPK jest przygotowany do E-kontroli i pozwala błyskawicznie przygotować odpowiedni plik. Przechowuje dane historyczne (nie musisz sięgać do systemów źródłowych, aby je wydobyć). Pozwala też na filtrowanie zakresu danych, które trafią do JPK. Wymagania E-kontroli spełnisz szybko i bez dezorganizacji pracy w Twojej firmie.

Czy możesz powierzyć jednej osobie przygotowanie-sprawdzenie-wysyłkę JPK?
Może się zdarzyć w Twojej Organizacji, że jeden człowiek odpowiadać będzie za:
- przygotowanie JPK,
- sprawdzenie poprawności danych i korekty ewentualnych niezgodności w systemach źródłowych,
- wysyłkę JPK, która wymaga posłużenia się podpisem elektronicznym (warto wcześniej sprawdzić, czy możesz udostępnić go innym osobom w organizacji).
Bilander JPK pozwoli Ci sprawnie zorganizować pracę. Zaprojektowaliśmy system tak, aby tworzenie JPK przebiegało szybko, podczas gdy wrażliwe dane są chronione i dostępne tylko wybranym osobom (np. płace).
- Tworzenie poszczególnych JPK (dla różnych obszarów firmy) może być prowadzone równolegle przez kilka osób.
- Każda z ww. osób ma dostęp tylko do danych ze swojego obszaru (np. wyciągi bankowe, VAT).
- Każda osoba samodzielnie sprawdza i koryguje ładowane dane, a następnie zatwierdza, aby utworzyć z nich gotowe JPK.
- Wyznaczona w organizacji osoba wysyła finalne JPK posługując się podpisem elektronicznym (nie ma zagrożenia, że uprawnienie to trafi w niepowołane ręce).

Podpis elektroniczny – kto ma do niego dostęp w Twojej firmie?
Narzędzie, które opracowaliśmy, rozwiązuje problem posługiwania się podpisem elektronicznym przez wiele osób. Bilander JPK sprawia, że proces wysyłki jest szybki bezpieczny i prosty.
System pozwala poszczególnym osobom utworzyć finalne pliki JPK i oznaczyć je, jako gotowe do wysyłki. Dopiero na końcu tego procesu uprawniona osoba używa firmowego podpisu elektronicznego i wysyła JPK na serwer MF. Oczywiście, przy okazji automatycznie pobierane są UPO (Urzędowe Potwierdzenia Odbioru). Wszystkie pliki (i związane z nimi metadane) są przechowywane, w razie gdyby były jeszcze potrzebne.