Jeżeli Twoje systemy eksportują dane w formacie innym niż .xml zgodny ze strukturą JPK (ta może się jeszcze zmienić!), możesz samodzielnie stworzyć pliki .csv z danymi.

Bilander opracował rozwiązanie, które tworzy JPK na podstawie wielu formatów danych. Zarówno z plików, jak i danych pochodzących z systemów i/lub z baz danych Twojej firmy. To pozwala Ci uniezależnić się od zmian, nie stracisz także możliwości upgrade’u systemów IT w Twojej firmie (np. gdy wybierzesz taki, który nie potrafi generować JPK). Nasze narzędzie jest oczywiście elastyczne i otwarte na zmiany standardu JPK w przyszłości.

Załóżmy, że każdy plik JPK będzie poprawny pod względem technicznym (o ile skutecznie zadba o to narzędzie MF). Teraz pozostaje sprawdzić, czy będzie zawierał prawidłowe dane. Jak sprawdzisz, czy poszczególne sumy bilansują się lub czy nie doszło do zdublowania pozycji księgowych?

Bilander JPK pozwala na sprawdzenie informacji w poszukiwaniu ewentualnych błędów. Niezgodności możesz wykryć na etapie wcześniejszym, niż ich import do systemu MF. To wygodne i szybkie rozwiązanie.

Być może Twoja organizacja przetwarza dane w wielu systemach i/lub spółkach, które produkują cząstkowe pliki JPK. W tym przypadku, jeśli chcesz zweryfikować dane, potrzebujesz scalić poszczególne JPK, aby przeglądać ich zawartość w jednym miejscu.
Zdecydowanie warto sprawdzić poprawność danych przed ich wysyłką do MF. W sytuacji, gdy korzystasz z wielu systemów lub w grupie istnieje wiele spółek, częściej pojawiają się niezgodności w sumach bilansowych. I tu pojawia się cały proces, który musisz przeprowadzić szybko i sprawnie, aby wysłać JPK na czas:

1. Przed wysyłką JPK sprawdzasz dane pod kątem błędów.
2. Uzgadniasz i korygujesz odnalezione niezgodności (w systemach źródłowych – np. brak faktury/dowodu księgowego).
3. Tworzysz nowe pliki JPK.
4. Scalasz JPK w finalny plik.
5. Sprawdzasz poprawność pliku.
6. Wysyłasz plik do MF.

Hmm… To dość sporo pracy prawda?

Dlatego opracowane przez nas rozwiązanie pozwoli Ci przyspieszyć i ułatwić ww. proces. Bilander JPK może scalać pliki JPK automatycznie, ponieważ wiemy, że w Twojej codziennej pracy niezbędne będzie, aby:

• Przeglądać dane w poszukiwaniu niezgodności – jednocześnie, przez kilka osób z różnych obszarów.
• Szybko wysłać finalne JPK do MF – osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary zatwierdzają w systemie sprawdzone pliki, a Ty wysyłasz je z pomocą podpisu elektronicznego.

Excel to wspaniałe i nierzadko niezastąpione narzędzie. Sytuacja zmienia się, gdy musisz ręcznie analizować potężne tabele. Linijka po linijce.
To dla Twojej firmy strata czasu i pieniędzy, źródło demotywacji pracowników (mozolna, nieprzyjemna praca). A przede wszystkim jest to duże ryzyko pominięcia prostych błędów (jak np. puste pola). Jeszcze nie wiemy, czy zapowiadany konwerter plików .csv na .xml pozwalał na sprawdzenie poprawności danych. To, co dobrze wygląda w tabeli, może być różnie interpretowane przez narzędzie MF.

Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które automatyzują pracę w tym zakresie. Bilander JPK może automatycznie scalać dane z wielu źródeł (pliki .xlsx, JPK, dane pobierane bezpośrednio z systemów Twojej firmy). Robi to ze skrupulatnością komputera, a więc minimalizuje ryzyko pomyłek związanych z ręczną obróbką dużych zbiorów danych.

Tobie pozostanie tylko zatwierdzenie wysyłki gotowego JPK (sprawdzonego pod względem poprawności przez wyznaczone osoby). Działasz szybko, a Twoi współpracownicy są zmotywowani, bo mają narzędzie, które ułatwia im pracę.

Zgodnie z nowymi regulacjami, Twoja firma może otrzymać polecenie przygotowania specjalnego JPK. Taki plik będzie zawierać wybrane informacje, które wskaże E-kontrola (określony odcinek czasu i zakres danych). Stworzenie takiego pliku „na życzenie” wymaga eksportu wycinków informacji z systemów Twojej firmy, a następnie zapisanie ich do formatu .xml (lub przejściowego formatu .csv, którego struktura jak dotąd nie jest znana).
Zadanie to może zajmować czas i zasoby nie tylko Twojemu zespołowi (zajmującemu się wysyłką JPK i kontaktami z kontrolerami), ale także działowi IT, czy konkretnym komórkom, do których się odnosi. Może się też okazać, że niektóre systemy nie potrafią eksportować wybranych danych i trzeba je ręcznie „wyłuskiwać” z raportu ogólnego lub pojedynczych raportów historycznych. Czy Twoja organizacja jest gotowa na taki scenariusz?

Pomyśleliśmy o tym zagadnieniu na etapie projektowania systemu. Bilander JPK jest przygotowany do E-kontroli i pozwala błyskawicznie przygotować odpowiedni plik. Przechowuje dane historyczne (nie musisz sięgać do systemów źródłowych, aby je wydobyć). Pozwala też na filtrowanie zakresu danych, które trafią do JPK. Wymagania E-kontroli spełnisz szybko i bez dezorganizacji pracy w Twojej firmie.

Może się zdarzyć w Twojej Organizacji, że jeden człowiek odpowiadać będzie za:

• przygotowanie JPK,
• sprawdzenie poprawności danych i korekty ewentualnych niezgodności w systemach źródłowych,
• wysyłkę JPK, która wymaga posłużenia się podpisem elektronicznym (warto wcześniej sprawdzić, czy możesz udostępnić go innym osobom w organizacji).

Bilander JPK pozwoli Ci sprawnie zorganizować pracę. Zaprojektowaliśmy system tak, aby tworzenie JPK przebiegało szybko, podczas gdy wrażliwe dane są chronione i dostępne tylko wybranym osobom (np. płace).

• Tworzenie poszczególnych JPK (dla różnych obszarów firmy) może być prowadzone równolegle przez kilka osób.
• Każda z ww. osób ma dostęp tylko do danych ze swojego obszaru (np. wyciągi bankowe, VAT).
• Każda osoba samodzielnie sprawdza i koryguje ładowane dane, a następnie zatwierdza, aby utworzyć z nich gotowe JPK.
• Wyznaczona w organizacji osoba wysyła finalne JPK posługując się podpisem elektronicznym (nie ma zagrożenia, że uprawnienie to trafi w niepowołane ręce).