Raportowanie miesięczne – nie takie straszne jak myślisz!

Budżet przygotowany i co dalej? 

Zaplanowane budżety wymagają bieżącego monitorowania, ponieważ tylko wtedy możliwe jest szybkie i przede wszystkim świadome reagowanie firm na zmieniające się otoczenie makroekonomiczne.

Analiza wyników rzeczywistych w porównaniu do budżetu pozwala:

• szybko dostrzec zmiany w sprzedaży, 
• optymalizować koszty, modyfikować ich strukturę lub opóźnić ich realizację, 
• ograniczyć lub zwiększyć wartość planowanych inwestycji, 
• dostosować budżety i plany wieloletnie do aktualnych warunków rynkowych.

Elastyczność w zarządzaniu finansowym staje się możliwa tylko wtedy, gdy mamy dostęp do aktualnych i rzetelnych danych, w tym danych z wykonania.

Wyzwania w zbieraniu danych i ich analizie

Z naszego doświadczenia wynika, że w praktyce największym wyzwaniem po zamknięciu miesiąca jest sprawne zbieranie danych z wykonania i ich porównanie z budżetem.

Proces ten bywa czasochłonny i obciążony ryzykiem błędów, ponieważ często wymaga:

• pobierania danych z różnych systemów księgowych i operacyjnych, 
• ręcznego ich łączenia i przekształcania/scalania w Excelu, 
• wielokrotnej weryfikacji poprawności danych, 
• dodatkowego nakładu pracy przy przygotowaniu analiz i raportów dla zarządu (raportów zarządczych).

W efekcie zamiast skupiać się na analizie odchyleń i planowaniu działań korygujących, zespół finansowy traci cenny czas na pracę z arkuszami kalkulacyjnymi, kopiowanie i scalanie danych. Bywa, że zanim raport trafi do zarządu, mija już połowa kolejnego miesiąca. A to z kolei spowalnia procesy decyzyjne i co za tym idzie – reakcje firmy są spóźnione względem zmieniającej się sytuacji rynkowej lub nie ma już czasu na podejmowanie kluczowych decyzji korygujących działania firmy.

Proces ten można przyspieszyć, wykorzystując na przykład narzędzie BILANDER.

Nasze wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu narzędzia pokazuje, że już po pierwszym roku następuje redukcja czasu poświęcanego na czynności związane z raportowaniem o około 8-10% (w zależności od skali działalności).

Jak może pomóc narzędzie Bilander?

Zarówno w przygotowaniu budżetu, jak i w analizie jego wykonania, z pomocą przychodzi narzędzie BILANDER, które pomaga w zbieraniu danych, identyfikacji odchyleń i raportowaniu. 

Kluczowe funkcje naszego narzędzia:

• wiarygodne dane źródłowe – informacje pochodzą bezpośrednio z systemów księgowych i informatycznych, 
• szybkie tworzenie raportów zarządczych, miesięcznych i kwartalnych, 
• bezpieczeństwo i kontrola dostępu – dane są odpowiednio zabezpieczone, zgodnie z politykami firmy, 
• analiza danych „od ogółu do szczegółu” – możliwość wglądu w szczegółowe dane, aż do poziomu pojedynczych transakcji i księgowań, 
• archiwizacja danych i pełna historia – szybki dostęp do archiwalnych wersji danych i raportów oraz innych powiązanych dokumentów, 
• zbieranie wyjaśnień i dokumentów – możliwość dodawania komentarzy, wyjaśnień do odchyleń, załączania dokumentów wspierających, 
• usprawnienie komunikacji między uczestnikami procesu raportowania – wszyscy mogą pracować na współdzielonych lub indywidualnych „widokach”, bez potrzeby angażowania administratorów systemu,
• centralizacja informacji – jedno miejsce do gromadzenia dokumentów takich jak: plan kont, polityki wewnętrzne, sprawozdania finansowe itp. (tzw. „master file”).

Analiza danych, odchylenia i działania korygujące

Narzędzie BILANDER wspiera zbieranie, raportowanie i analizę danych, umożliwia identyfikację odchyleń, a przede wszystkim obliguje do przygotowania wyjaśnień do powstałych odchyleń między wykonaniem a budżetem. Na bazie przygotowanych wyjaśnień (które są przygotowywane przez osoby/komórki za nie odpowiedzialne), łatwiej jest opracować plan działań korygujących np. w celu niedopuszczenia do przekroczenia danych budżetowych czy ograniczenia strat i poprawy wyniku finansowego.

Co najważniejsze dla całej organizacji, dostęp do wiarygodnych danych minimalizuje ryzyko błędów, zwiększa zaufanie do wyników analiz i pomaga w podejmowaniu trafnych decyzji.

Dzięki BILANDER zyskują Państwo kompleksowe narzędzie do analiz, raportów, wizualizacji, KPI i pracy z hurtowniami danych.

System umożliwia automatyzację procesów przetwarzania danych i generowania raportów, co przekłada się na realne oszczędności czasu i kosztów. Państwa zespoły mogą dzięki temu skupić się na działaniach strategicznych i wdrażaniu innowacji, zamiast tracić czas na ręczne analizy.